Rozhodl jsem se s vámi podělit o moje zkušenosti s pořádáním Mistrovství Čech juniorů v kulturistice 2013. Popíši vám jednotlivé kroky celé přípravy. A to proto, aby si každý mohl udělat představu o tom, co příprava takové soutěže obnáší snahy a úsilí. A dokázal vám, že to jedno finální odpoledne, je jen a jen třešnička na dortu.

Ke každému kroku vám připíšu, kolik jsem u něj já sám, popřípadě kolega strávil času. Zároveň přidám i údaj o finančních výdajích.

Na konec článku vložím podrobnější finanční plán celé soutěže, abyste si mohli udělat představu o tom, kolik se z pohledu pořadatele dá na takovéto soutěži vydělat.

 

Tak můžeme začít:

 

1. Krok - Výběr sálu pro pořádání soutěže. Schůzka s předsedou svazu.

Po vyslovení zájmu u svazu kulturistiky o pořádání této soutěže jsme si 3 měsíce před začátkem závodů domluvili schůzku s předsedou svazu Martinem Jebasem.

Ještě před tím, než se tato schůzka uskutečnila, jsme museli vybrat vhodné místo, kde by se popřípadě mohla soutěž pořádat.

Toto místo muselo být dostatečně velké, aby se tam vešlo cca 150 míst na sezení. Dále muselo splňovat dostatečné technické náležitosti. Ať už pro zvukaře, osvětlovače nebo třeba pro tým kameramanů z redakce Ronnie. Dále muselo mít uspokojující zázemí pro samotné závodníky a členy svazu.

Vybrali jsme 3 možná místa v okolí Rokycan.

A dostáváme se k prvním výdajům. Všechny tyto místa jsme museli navštívit, obhlídnout výše uvedené požadavky a v neposlední řadě jednat o ceně pronajmutí sálu.

 

Po pečlivém zvážení všech skutečností jsme se rozhodli pro kulturní sál Restaurace Na Střelnici ve městě Rokycany.

Místo jsme měli vybrané. Tedy schůzka mohla proběhnout.

Když pan Jebas dorazil, důkladně jsme prošli celé prostory Střelnice a společně jsme znovu zkontrolovali, zda budou po všech stránkách dostačující. Vše se zdálo v pořádku a tak jsme si mohli "plácnout".

(1. Krok zabral 5 hodiny času a vyšel na 200 Kč)

2. Krok - Sháníme finanční prostředky

Dostáváme se k jednomu z nejtěžších kroků celé přípravy a to shánění finančních prostředků. V dnešní době se finanční pomoc hledá obzvlášť špatně.

Od tohoto kroku se vyvíjel celý průběh přípravy soutěže. Od začátku jsme byli smířeni s tím, že pokud neseženeme dostatečný obnos, budeme muset soutěž dotovat ze své vlastní kapsy.

Zde je rozhodně výhodou, pořádat soutěž ve více lidech. Protože čím víc kontaktů máte, tím větší šance získat větší počet sponzorů.

Začali jsme u svých obchodních partnerů a pokračovali lokálními podniky.

Než jsme se za potenciálními sponzory mohli vydat, museli jsme si připravit řeč, s kterou za nimi půjdeme.

Celkem jsme objeli 14 firem a z toho získali 10 jistých sponzorů... Tyto objížďky pohltili celkem dost času a benzínu. Výdaj tohoto rázu byl však naprosto nevyhnutelný.

(2. Krok zabral 16 hodin času a vyšel na 1000 Kč)

3. Krok - Propagační plán

Propagace je další z důležitých kroků, které se rozhodně nesmí podcenit. Byla velmi časově náročná, ale úsilí se rozhodně vyplatilo.

A) První z úkolů tohoto bodu byl vytvořit grafiku, která se s určitými modifikacemi mohla použít ve všech propagačních kanálech.

I když to z laického pohledu tak nevypadá, není to práce na pár kliknutí myši.

Byla potřeba nafotit sérii fotek. Tedy najít vhodného modela, domluvit termín focení, následně vybrat vhodný snímek a upravit, aby byl co nejpovedenější.

Když jsem snímek měl, mohla začít "piplačka" v grafickém programu, z kterého po x hodinách vyšel plakát a asi 5 dalších obrázků. Tyto obrázky, jak jsem již řekl, byly použity prakticky ve všech bodech propagace.

B) Jsem musel vytvořit novou sekci na serveru VelkeSvaly.cz, kam jsem až do dne konání soutěže postupně přidával různé novinky a články o soutěži v podobě blogu. Nezdá se to, ale tvorba textů zabere, také dost času. Za celou dobu jsem přibylo asi 10 publikací...

C) Dále jsem vytvořil událost na Facebooku, kam jsem taktéž přidával novinky a info, podobně jako u bodu B. Taky se to z pohledu čtenáře může jevit jako, absolutně jednoduchý úkon. Ale pravda je, že se při této formě propagace musí popřemýšlet jak správně zacílit reklamy, aby byli co možná nejefektivnější. Dalších pár hodin sem padlo.

D) Jelikož se zaměřují na tvorbu sestřihů tréninků, tak jsem do každého videa umístil reklamu. To sice zas tolik času ani peněz nestojí, ale na druhou stranu, kdybych tuto reklamu měl platit na jiném serveru, pár stovek by to rozhodně dalo.

E) S podporou mediálních partnerů se propaguje mnohem lépe. Horší ale je, tyto partnery sehnat. Tzn.: Zvednout telefon a obvolávat, obvolávat a obvolávat.

Některé místa je výhodnější, z pohledu konverze, spíše objet osobně. To znamená, natankovat plnou nádrž a vyhradit si pár krásných dní jen pro tuto aktivu.

(3. Krok zabral 27hodin času a vyšel na 2 500 Kč)

5. Krok - Zajištění technického zázemí.

To pro mne byl asi nejjednodušší úkol. A to z toho důvodu, že všechny technické prvky jsme si najali z externích zdrojů.

A) První co jsme řešili, bylo osvětlení. Zde byla potřeba jen vybrat vhodného osvětlovače, který by měl k dispozici vlastní rampu s reflektory. Domluvit si schůzku v místě konání a ukázat, jak bychom si to představovali. No a samozřejmě zaplatit...

B) Se zvukem to bylo stejně jako s osvětlením. S tím rozdílem, že jsem ještě musel navíc sehnat bezdrátový mikrofon. Zde jsem opět obvolal několik známých, kteří obvolali své známé. A už stačilo jen sednout do auta a vydat se na hodinový výlet autem pro vyhandlovaný mikrofon.

Navíc je nutné vybrat vhodnou muziku pro pózování závodníků. To obvykle obstarává zvukař, ale kolega se toho dobrovolně ujmul sám. Domácí disko na celé odpoledne...

C) Další věc, kterou jsem musel zajistit, bylo internetové připojení. To se z prvního pohledu zdálo jako naprosto banální záležitost. Majitel kulturního sálu mě totiž od samého začátku ujišťoval, že zde mají více jak 50Mbit připojení. Tak jsem to nijak zvlášť neřešil, jelikož potřeba bylo něco okolo 2Mbit. Stačilo sehnat jen dostatečně dlouhý kabel, aby dosáhl ke stanovišti reportérů, odkud probíhalo on-line vysílání celé akce. Zavítal jsem do Rokycanského gymnázia a rázem kabel byl.

Ale asi dva dny před soutěží mě přepadlo nutkání si rychlost připojení pro dobrý pocit ještě přeměřit vlastním počítačem. A tak jsem se okolo 21:00 vydal na Střelnici, připojil notebook a spustil test. Ve chvíli kdy se ručička rychloměru zastavila na rychlosti 0,2Mbitu mne polil pot a pohltila bezmoc... Při představě, že budu muset druhý den uskutečnit telefonát s předsedou svazu panem Jebasem a tuto skutečnost mu sdělit, jsem byl na omdlení.

Nakonec to však dobře dopadlo a šikulové z redakčního štábu on-line přenos spustili i na vzdory velmi nízké rychlosti internetového připojení.

(5. Krok zabral 8 hodiny času a vyšel na 4 800 Kč)

6. Krok - Výběr moderátora a Kulturního vložka

Při výběru moderátora jsme se rozhodovali mezi třemi možnými variantami. Buď bavič bez kulturistických vědomostí. Nebo kulturista, který sice bude vědět vše o zvedání činek, ale před publikem sotva vydá hlásku. A třetí možnost bylo moderátorské duo.

Nakonec jsem se rozhodl pro variantu první. Oslovil jsem Hanku Melcrovou z hudební skupiny Y?, která již s publikem měla co do činění.

Bylo však nutné se s Hankou sejít a vysvětlit jí o co se bude jednat. Co by měla vědět. Na co se má ptát hostů a tak dále. A opět na výši honoráře.

Další věc, nad kterou jsem se musel zamyslet, byla kulturní vložka. Zvolil jsem hned dvě a to každou z naprosto jiného soudku.

První vsuvka bylo vystoupení ochotnického divadla. Takže opět byla potřeba si domluvit schůzku a všem divadelníkům podrobně vysvětlit o jakou soutěž jde. Jací lidé na ní přijdou, jak dlouhé by vystoupení mělo být a nakonec světe div se, opět debata o penězích. Ano, i divadelní vystoupení stojí peníze...

Po několika týdnech jsem byl již velmi zvědavý, jakou scénku si pro mne připravili a tak jsem se za nimi vydal podruhé. Shlédl jsem, zasmál se a tudíž jsem mohl udělit souhlas...

Jako druhou vsuvku jsem chtěl nějakou bombu! Oslovil jsem několik kulturistů s požadavkem na exhibiční vystoupení. S každým proběhlo jednání o výši honoráře a nakonec vyhrála nabídka Tomáše Kašpara.

Věřil jsem, že Tom dokáže rozpoutat v divácích euforii a odnesou si sebou bezvadný zážitek a vzpomínky. A tak se i stalo!

(6. Krok zabral 10 hodin času a vyšel na 10 000Kč)

7. Krok - Nábor organizátorů (dobrovolníků)

V den soutěže byla potřeba několik pomocných rukou. Po propočtu jsme dostáli čísla 8 lidí (2x pokladna, 2x v sále, 2x vedoucí závodníků a 2, kteří byli potřeba u presentace závodníků. To je celkem přijatelný počet a tak v pohodě stačilo oslovit naše kamarády a známé. Což samozřejmě velmi snížilo naše výdaje za personál. Každý nám věnoval cca 8 hodin svého času. S tím, že odměna byla jen: jídlo, pití a pořadatelské tričko na památku. Takže si nikdo z nich neodnesl v podstatě nic. Ale i tak nás po finanční stránce stáli více jak 2 000 Kč.

Další kdo byl na místě potřeba je fotograf. Oslovili jsme Radku Novou, s kterou jsme měli v minulosti už nějaké zkušenosti. I zde jsme měli celkem štěstí. Domluvili jsme se na celkem pěkné ceně 500 Kč na celý den!!!

Poslední a na štěstí nepotřebný byl lékařský dozor. I zde jsme oslovili a na konec i domluvili naší známou za přijatelných finančních podmínek.

(7. Krok zabral 5 hodin času a vyšel na 2500 Kč)

8. Krok - Výběr cen pro vítěze

Dostáváme se opět ke kroku zdánlivě jednoduchému. Totiž jednoduchý by byl, pokud by sem na účtu měl něco okolo 100 000 000 Kč. Bohužel tomu tak není.

První část se odehrávala převážně na kalkulačce. Důkladně jsem musel propočíst, kolik závodníků může dostat nějakou cenu a v jaké hodnotě.

Jen pro představu: Rozdíl mezi tím, že balíček cen dostanou první tři z každé kategorie nebo první 4 je více jak 5 000 Kč

Rozdíl mezi tím, že každý závodník dostane ceny v hodnotě 700 Kč nebo 900 Kč je 5400 Kč

A to jsou pořádné rozdíly. Navíc když se vezme v potaz fakt, že jsme až do posledního dne nevěděli, jestli přijde 100 nebo 300 diváků. Kdyby se nedej bože stalo, že přijde jen 100 lidí, byli bychom cca 10 000 Kč v mínusu. A to už si člověk dává pozor... Co říkáte?

Dost propočtů. Na konec jsem se rozhodl obdarovat první tři závodníky z každé kategorie. Vítězi z jednotlivých kategorií pohár. Každé dívce kytičku. A Absolutním Mistrům navíc velký pohár a další balíček cen.

Samozřejmě ceny a poháry nepřijeli sami na kolečkách. Výběr trval x hodin a pro poháry jsem si udělal dvakrát hodinový výlet autem.

(8. Krok zabral 8 hodin času a vyšel na 22 800 Kč)

9. Krok - Nákupy a Příprava sálu

Další krok byl příprava a stěhování sálu, kde se soutěž konala. Ještě před vyvrcholením příprav byla potřeba zajet do několika obchodů nakoupit vše, co bude potřeba.

Nejprve jsme se vydali do malířských potřeb, kde jsme nakoupili lepenku a malířskou fólii.

Poté jsme zajeli do galanterie pro spínací špendlíky, s kterými se upevňovali závodní čísla na plavky závodníků.

Jedna ze zastávek byla v hypermarketu, kde byla potřeba nakoupit nějaké občerstvení pro porotu a pití pro závodníky.

Po internetu jsem objednal barevné trička pro všechny pořadatele, aby měli jednotné barvy a dobře se poznali.

Několikrát jsme se stavili u Karla Floriána, kde jsme si nechali vytisknout etikety s čísly, kterými jsme polepovali všechny židle, dále kulaté placky s čísly pro závodníky. Při druhé návštěvě jsem nechal potisknout trička, které jsem objednal u svého dodavatele oblečení. Při poslední návštěvě jsme vyzvedli objednané plakáty a vstupenky, které jsem navrhl při tvorbě grafiky pro propagační materiály.

Na výlet do Prahy pro reklamní plachty, které vyseli nad pódiem, se vydal Tomáš Došek. Cestou vyzvedl i objednané barevné náramky pro návštěvníky. PS: Rokycany - Praha 80 Km...

Dvakrát jsem se vydal do Plzně do řemeslné dílny, kde jsem si nechal smontovat poháry pro vítěze každé kategorie. (Tento výdaj jsem již započetl v 9. kroku)

Samotná příprava sálu byla fyzického a občas i akrobatického rázu. Nanosit a vynosit 152 židlí a 20 ohromných stolů. Dále přidělat plachty sponzorů na zdi. Oblepit šatny malířskými fóliemi, aby závodníci nemohli zapatlat zdi soutěžními barvami. Připravit rozcvičovnu a šatny. Nachystat místa pro rozhodčí, zástupce svazu a antidopingovou kontrolu. Vyhradit místo pro presentaci závodníků. Napsat a vytisknout cedulky a poté s nimi polepit každé dveře v sále. Vybrat vhodné místo pro pokladnu. Domluvit s majitelem restaurace, aby připravil nějaké rychlé menu a zajistil dostatek personálu pro rychlé odbavení všech strávníků. Jedna z mála činností, které jsem se pro mou panickou hrůzu z výšek nemohl účastnit, byla vyvěšování plachet nad pódium. A určitě by se našlo desítky úkonů, které bylo zapotřebí připravit, ale to bych vypisoval ještě zítra..........

(9. Krok zabral 20 hodin času a vyšel na 9 200Kč - zde jsem zahrnul i pronájem sálu)

10. Krok - Organizace “dobrovolníků” - Týden před soutěží

Musím se přiznat, zde už jsem byl více než unaven. V posledním týdnu před soutěží jsem spal v průměru 3 hodiny denně. Všechny myšlenky a čas se upínali jen na závody. Nervozita se pomalu ale jistě zvyšovala.

Věděli jsme, že je ještě potřeba všem “dobrovolníkům” vysvětlit, kdo a co mají přesně dělat. A tak jsme si všichni domluvili sraz.

Dobrovolníci se začali scházet a já si pomalu začal uvědomovat, že jsem si pro ně ještě nestihl připravit žádný přednes. Tak jsem je spíš pozdravil a řekl, jaké pozice zhruba v den závodů budou potřeba, ale komu jakou přidělíme, jsem ještě netušil.

Ale ještě noc před soutěží jsem pro každého dobrovolníka napsal papír s instrukcemi, aby každý věděl, co má dělat.

(10. Krok zabral 4 hodin času)

11. Krok - Neděle 19. 5. 2013 - Vyvrcholení celé přípravy

Den, na který jsme všichni čekali je zde. V noci ze soboty na neděli se mi spánek poněkud vyhnul. Do 03:00 hodin jsem psal již zmíněné instrukce pro naše pomocníky. Dal jsem poslední sváču a okolo 04:00 jsem usnul. Usínal jsem s vědomím, že za dvě hodiny vstávám, ale věděl jsem, že to musí stačit.

Budík zazvonil a vyrazil jsem ještě do bankomatu, vybrat nějaké peníze a posléze do místní nemocnice, kde jsem věděl, že se nachází měnička na drobné. Rozměnil jsem zde pár bankovek, aby bylo z čeho vracet prvním návštěvníkům.

Od 07:30 jsem stepoval před Restaurací na Střelnici a netrpělivě čekal na příchod nějakého personálu, který by mi umožnil vstup do sálu. Paní uklízečka lehce zaspala a tak jsem čekal cca do 08:00 hodin.

Po otevření dveří jsem se vrhnul ke své tiskárně, kterou jsem na přes noc nechal zde a vytisknul jsem instrukce pro pořadatele.

Postupně se začali scházet okolo 08:30. Rozdal jsem každému jeho papír a naposledy s nimi prošel co kdo, kdy a jak má dělat.

Ve chvíli kdy dorazili rozhodčí a provedli jsme je sálem, jsem ztratil pojem o čase. A už jsem jen doufal, že všichni budou dělat svojí práci, tak jak jsme se domluvili.

O tom, že v den závodů bylo, co dělat vám asi psát nemusím. Na štěstí, po několika hodinách průběhu soutěže ze mě stres dočista spadl a až na pár nepříjemností, které se přihodili, jsem si zbytek soutěže jen užíval.

(11. Krok zabral 2x 12 hodin = 24 hodin času a vyšel na 1000 Kč)

Po soutěžní povinnosti

Druhý den jsme se všichni museli ještě sejít na místě konání soutěže a uklidit nepořádek, který po nás zůstal - 4 hodiny práce

No a jen pro zajímavost, tomuto článku jsem věnoval více jak 4 hodiny svého času.

Finanční rozpočet

VÝDAJE

PŘÍJMY

VÝDĚLEK

Před zdaněním

My jsme měli štěstí. Na akci dorazil enormně vysoký počet návštěvníků. Ohlédnu-li se a vezmu v úvahu fakt, že mohlo přijít místo 300 platících diváků jen 200. Byli by jsme v podstatě na nule. A tomu se ve světě byznysu říká: riziko podnikání.

 

Každopádně jsme moc rádi, že nám to vyšlo a doufáme, že i vám se Mistrovství Čech juniorů v kulturistice 2013 v Rokycanech líbilo.

Doufám, že vzroste počet zájemců o pořádání takovýchto soutěží, aby měli i fanoušci kulturistiky stále více šancí přijít si na své !!!

S pozdravem Martin Čada